Ședința zilnică de producție

Ședința de la 8:00 durează 50 de minute. Se citesc cifrele de ieri, pe care toată lumea le-a văzut deja în raportul de tură, fiecare șef de secție explică de ce abaterea nu ține de el, iar la final nimeni nu pleacă cu o sarcină clară. A doua zi, aceleași probleme și aceleași explicații. Asta e o raportare orală, nu o ședință de producție.

Ce trebuie să iasă din ea

Ședința zilnică are un singur rezultat util: problemele de azi ajung la cine le poate rezolva, cu un nume și un termen. Cifrele servesc doar ca filtru, ca să vezi unde e o abatere. Dacă ședința se termină fără nicio acțiune nouă și fără să fi închis vreuna veche, fie a fost o zi perfectă, fie ședința nu își face treaba.

Niveluri, în ordine

Formatul care merge în cele mai multe fabrici are niveluri care se țin unul după altul, fiecare scurt:

1. Nivelul 1, la linie, la începutul turei: șeful de echipă cu operatorii, în jur de 10 minute. Ce s-a întâmplat în tura anterioară, ce e planificat, ce lipsește.
2. Nivelul 2, pe zonă sau secție: maistrul cu șefii de echipă și cu oamenii de suport din mentenanță, calitate și logistică, 15 minute.
3. Nivelul 3, pe fabrică: directorul de fabrică cu șefii de secție și de departamente, 15 până la 20 de minute.

Ordinea contează, pentru că problemele trebuie să urce în aceeași dimineață. Să zicem, ca exemplu, că tura începe la 6:00: nivelul 1 la 6:10, nivelul 2 la 7:30, nivelul 3 la 8:30. Între niveluri lași cât timp e nevoie ca informația să fie scrisă pe tabla de la nivelul următor, nu mai mult. Într-o fabrică în trei schimburi, nivelul 1 se ține la fiecare tură, iar nivelurile 2 și 3 o dată pe zi.

În picioare, la tablă

Ședința se ține lângă linie sau în zona de producție, la tablă, în picioare. Sala de ședințe și proiectorul o lungesc fără să adauge nimic. Tabla arată aceleași lucruri în fiecare zi, în aceeași ordine: pentru fiecare categorie din agendă, verde sau roșu față de țintă, plus lista de acțiuni deschise.

Tabla se completează înainte de ședință, de mână sau dintr-un ecran actualizat automat. Dacă în timpul ședinței cineva caută cifre pe laptop, pregătirea a eșuat.

Agenda fixă

Aceeași ordine, în fiecare zi:

1. Siguranță: accidente, incidente și situații periculoase raportate în ultimele 24 de ore.
2. Calitate: reclamații de la client, rebut peste prag, piese blocate.
3. Livrare: comenzi întârziate sau în risc pentru azi și mâine.
4. Producție: realizat față de plan, opriri mari.
5. Probleme care trebuie escaladate.
6. Acțiuni deschise cu termen azi sau depășit.

Siguranța e prima ca să nu fie sărită în zilele în care ședința e presată de timp. Calitatea vine înaintea volumului din același motiv: o piesă neconformă trimisă la client costă mai mult decât o comandă livrată cu o zi întârziere.

Doar abaterile

Un indicator verde nu se discută. Se spune „verde” și se trece mai departe. Timpul merge pe roșu. Pentru un roșu, cel care răspunde spune ce s-a întâmplat și de ce are nevoie de la cei din jur.

Analiza de cauză nu se face la ședință. Dacă o problemă cere mai mult de două minute, devine acțiune, de exemplu „analiză 5 De ce pentru oprirea de la linia 2, inginerul de proces, joi”, și se discută după, doar cu oamenii implicați. Restul participanților nu au de ce să asiste.

Acțiuni cu nume și dată

Fiecare acțiune are o descriere precisă, un singur responsabil și un termen. Responsabilul e o persoană, nu un departament. „Mentenanța verifică presa” nu e acțiune. „Schimbă senzorul de poziție de la presa 3, șeful de tură de la mentenanță, azi până la 14:00” este.

Responsabilul trebuie să fie de față sau să raporteze cuiva care e de față. Acțiunile se scriu pe tablă în timpul ședinței. Un proces-verbal trimis pe e-mail după-amiaza nu îl citește nimeni de la linie.

Reguli de escaladare

Regulile se stabilesc dinainte, nu se negociază în ședință. Principiul simplu: o problemă urcă un nivel când cei de la nivelul curent nu o pot rezolva cu resursele lor sau când nu a fost rezolvată la termen. Pragurile concrete le alege fabrica, de exemplu:

• orice accident sau incident grav ajunge la nivelul 3 în aceeași zi;
• orice reclamație de la client urcă direct la nivelul 3;
• o oprire de linie peste un prag de durată stabilit de tine urcă la nivelul 2;
• o acțiune care și-a depășit termenul de două ori urcă un nivel.

Escaladarea are și drum înapoi. Răspunsul de la nivelul 3 trebuie să ajungă la tabla de la nivelul 1 până la ședința de a doua zi. Altfel oamenii de la linie învață repede că nu are rost să ridice probleme.

Urmărirea acțiunilor deschise

La fiecare ședință se citesc doar acțiunile cu termen azi sau depășit. Cel care o închide e responsabilul, nu cel care conduce ședința. O acțiune întârziată primește un termen nou o singură dată; a doua oară urcă un nivel.

Dacă lista de acțiuni deschise crește de la o săptămână la alta, se deschid acțiuni pentru lucruri care nu sunt acțiuni sau nivelul respectiv nu are oamenii și timpul pentru ce i se cere. Ambele situații se rezolvă la nivelul de deasupra, nu cu termene noi.

Directorul de fabrică

Directorul ține ședința de nivel 3 la ora fixă, inclusiv în zilele grele. Întreabă de ce ajutor e nevoie și preia escaladările pe care doar el le poate debloca: buget, prioritate între clienți, oameni din alt departament. Merge din când în când la ședințele de nivel 1 și 2, ca să asculte, fără să le preia conducerea.

Ce nu face: nu caută vinovați în fața tuturor, nu cere cifre pe care le poate citi singur pe tablă, nu rezolvă tehnic problema în ședință, nu o amână pentru o vizită de client și nu o lungește cu anunțuri care pot merge pe e-mail. Dacă oamenii încep să ascundă roșurile, cauza e aproape întotdeauna felul în care au fost primite roșurile de până atunci.

Cum îți dai seama că merge

Câteva lucruri de urmărit câteva săptămâni la rând:

• durata reală a fiecărui nivel, cronometrată; dacă depășește constant ținta, se discută lucruri care nu își au locul acolo;
• câte acțiuni se închid la termen față de câte se deschid;
• vechimea acțiunilor deschise;
• timpul de la apariția unei probleme la linie până ajunge la cine o poate rezolva;
• câte probleme ridică nivelul 1; săptămâni întregi fără nicio problemă înseamnă de obicei că oamenii nu mai raportează.

Cel mai rapid test e la linie. Întreabă un operator ce s-a hotărât pentru problema pe care a ridicat-o săptămâna trecută. Dacă știe răspunsul, sistemul funcționează. Dacă nu, începe cu drumul înapoi al escaladărilor, înainte să schimbi agenda sau tabla.

Cum arată ședința zilnică la voi? Discutăm în grupul de WhatsApp „Leadership”.